Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
Optima Gebäudeservice Nord GmbH Reepschlägerstraße 6 23556 Lübeck
Vertreten durch die Geschäftsführer: Christian Corrigeux Lars Brümmer
Telefon: +49 (0)451 703 444 0 E-Mail: mail@optima-gsn.de Handelsregister: HRB 15722 HL Registergericht: Amtsgericht Lübeck

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder IP-Adresse.

Welche Daten wir verarbeiten, hängt davon ab, wie Sie unsere Website und unsere Kontaktmöglichkeiten nutzen.

3. Hosting und Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver technisch erforderliche Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Referrer-URL
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Hostname des zugreifenden Geräts

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und mögliche technische Störungen oder Angriffe erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und technisch fehlerfreien Betrieb unserer Website. Hosting-Anbieter ist die Alfahosting GmbH, Ankerstraße 3b, 06108 Halle (Saale). Die IP-Adresse in den Logfiles wird nach 24 Stunden anonymisiert (letztes Oktett wird genullt); die vollständige Löschung der Logfiles erfolgt spätestens nach 7 Tagen.

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen Ihrem Browser und unserem Server übertragen werden, nach dem aktuellen Stand der Technik vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies bzw. Zugriffe auf Informationen in Ihrem Endgerät werden eingesetzt, soweit dies erforderlich ist, um die von Ihnen gewünschte Website und ihre Funktionen bereitzustellen. Die Speicherung bzw. der Zugriff erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nicht technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Statistik- oder Marketingzwecke, setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website angebotenen Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen.

Consent-Management

Für die Verwaltung Ihrer Cookie- und Datenschutzpräferenzen setzen wir das Plugin Complianz (kostenlose Version) ein. Anbieter ist Complianz B.V., Kalmarweg 14-5, 9723 JG Groningen, Niederlande. Complianz speichert Ihre erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf in einem Cookie in Ihrem Browser. Die Verarbeitung erfolgt lokal auf unserem eigenen Server; eine Verbindung zu Servern des Anbieters Complianz findet dabei nicht statt. Die Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, das Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Speicherung entfällt.

6. Google Tag Manager

Wir verwenden auf unserer Website den Google Tag Manager.

Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist: Google Ireland Limited Gordon House Barrow Street Dublin 4 Irland Der Google Tag Manager dient dazu, andere Website-Tags und Dienste zentral zu verwalten. Der Tag Manager selbst erstellt grundsätzlich keine eigenen Nutzerprofile. Über ihn können jedoch weitere Dienste eingebunden werden, die ihrerseits personenbezogene Daten verarbeiten. Soweit über den Google Tag Manager nicht technisch notwendige Analyse- oder Marketingdienste geladen werden, erfolgt dies erst nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen widerrufen.

Wichtig: Alle Dienste, die tatsächlich über den Google Tag Manager ausgelöst werden, müssen zusätzlich und einzeln in dieser Datenschutzerklärung beschrieben werden.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Hierbei können insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Anfrage sowie weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen verarbeitet werden.

Bezieht sich Ihre Anfrage auf einen bestehenden Vertrag oder auf die Anbahnung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten und effizienten Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen. Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Die Daten werden gelöscht, wenn Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

8. Kontakt- und Anfrageformulare

Soweit Sie auf unserer Website ein Kontakt-, Anfrage- oder Rückrufformular verwenden, verarbeiten wir die dort von Ihnen angegebenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Welche Daten erhoben werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular.

Bei Anfragen zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine zusätzliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO wird nur dann als Rechtsgrundlage herangezogen, wenn wir Sie ausdrücklich um eine entsprechende Einwilligung bitten.

9. Digitale Schadensmeldung / Ticketsystem

Auf unserer Website bieten wir einen Link zu einem digitalen Ticketsystem unter cloud.pland.app an. Über dieses System können insbesondere Verschmutzungen, Schäden oder andere Anliegen gemeldet werden. Wenn Sie den entsprechenden externen Dienst aufrufen, können technische Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse an den Betreiber des Systems übermittelt werden. Wenn Sie dort eine Meldung abgeben, werden zusätzlich die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Erfassung, Bearbeitung und Dokumentation Ihrer Meldung. Abhängig vom Inhalt der Meldung erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten Bearbeitung und Dokumentation von Kunden- und Objektanliegen. Betreiber des Ticketsystems PlanD ist die comm’on digital GmbH, Mulackstraße 19, 10119 Berlin, vertreten durch Tobias Wittekindt (Handelsregister: HRB 271121 B, Amtsgericht Charlottenburg Berlin).

10. KI-gestützte Telefonassistenz „Paula“

Wenn unsere Mitarbeitenden einen Anruf nicht unmittelbar entgegennehmen können, kann unsere KI-gestützte Telefonassistenz „Paula“ Ihren Anruf entgegennehmen.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Ihre Telefonnummer
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• Ihr Name, soweit Sie ihn nennen
• Inhalt und Grund Ihres Anrufs
• von Ihnen mitgeteilte Kontakt- und Rückrufinformationen
• sonstige von Ihnen während des Gesprächs freiwillig mitgeteilte Angaben

Die Verarbeitung dient dazu, Ihr Anliegen aufzunehmen, strukturiert an unsere Mitarbeitenden weiterzuleiten und eine Rückmeldung zu ermöglichen.

Soweit sich der Anruf auf einen Vertrag oder eine konkrete Vertragsanbahnung bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verbesserung unserer Erreichbarkeit und einer effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.

„Paula“ wird ebenfalls von der comm’on digital GmbH, Mulackstraße 19, 10119 Berlin bereitgestellt (Produkt PlanD).

Sofern Gespräche aufgezeichnet werden, muss hierfür – soweit gesetzlich erforderlich – vor Beginn der Aufzeichnung eine entsprechende Einwilligung eingeholt werden.

11. Social-Media-Links und externe Plattformen

Auf unserer Website befinden sich Links zu externen Plattformen, insbesondere Instagram, TikTok und Kleinanzeigen. Wenn es sich lediglich um Links handelt, findet eine Datenübertragung an den jeweiligen Anbieter grundsätzlich erst statt, wenn Sie den Link anklicken. Nach dem Anklicken gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers. Auf deren weitere Datenverarbeitung haben wir keinen unmittelbaren Einfluss.

Soweit Inhalte einer Plattform direkt auf unserer Website eingebettet werden und dadurch bereits beim Seitenaufruf eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt wird, erfolgt eine solche Einbindung nicht technisch notwendiger Dienste nur nach Ihrer vorherigen Einwilligung.

12. Externe Links

Unsere Website enthält Links zu externen Websites und Diensten, beispielsweise zu unserem Ticketsystem, zu Stellenanzeigen, Bewerbungsseiten oder unseren Social-Media-Auftritten. Für die Datenverarbeitung auf den verlinkten externen Websites ist grundsätzlich der jeweilige Betreiber verantwortlich, soweit die Verarbeitung nicht in unserem Auftrag erfolgt.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Empfänger können insbesondere von uns eingesetzte IT-, Hosting-, Telekommunikations-, Software- und sonstige technische Dienstleister sein. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

14. Übermittlung in Drittländer

Bei einzelnen technischen Diensten kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Eine solche Datenübermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln.

Bei Diensten, für die eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt eine Nutzung grundsätzlich erst nach Ihrer entsprechenden Einwilligung.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden die betroffenen Daten für die Dauer dieser Fristen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung besteht. Konkrete abweichende Speicherfristen werden bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen genannt.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

17. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Verarbeiten wir personenbezogene Daten zum Zweck der Direktwerbung, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch werden die betreffenden Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Unternehmen mit Sitz in Schleswig-Holstein ist insbesondere zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) Holstenstraße 98 24103 Kiel Telefon: +49 431 988-1200 E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.