Wer ist eigentlich Paula?

Unsere neue KI-Telefonassistenz bei Optima

Vielleicht habt ihr es schon mitbekommen:
Bei Optima unterstützt uns ab sofort eine neue Kollegin im Hintergrund, unsere KI-Telefonassistenz „Paula“.

Aber keine Sorge, bei uns landet ihr weiterhin nicht direkt in irgendeiner anonymen Hotline oder einem endlosen Sprachmenü. Persönlicher Kontakt bleibt für uns das Wichtigste. Paula springt nur dann ein, wenn gerade wirklich viel los ist, unser Team auf Objekten unterwegs ist oder kurzfristig niemand direkt ans Telefon gehen kann. Und selbst dann erst ab dem 3. Klingeln.

Warum wir uns für Paula entschieden haben

Unsere Objektleiter und Disponenten koordinieren täglich zahlreiche Einsätze, Kundentermine, Reklamationen, Sonderarbeiten und spontane Änderungen. Gleichzeitig erreichen uns viele telefonische Anfragen von Bestandskunden, Bewerbern, Lieferanten oder Interessenten.

Und genau da entsteht manchmal ein Problem. Während unser Team draußen organisiert, kontrolliert oder im Kundengespräch steckt, klingelt parallel das Telefon. Natürlich versuchen wir weiterhin jeden Anruf persönlich entgegenzunehmen. Trotzdem kam es in Stoßzeiten vor, dass Anrufe verloren gingen oder Rückrufe länger dauerten als wir es selbst möchten. Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die uns unterstützt – ohne den persönlichen Service zu ersetzen.

Was macht Paula eigentlich?

Paula nimmt Anrufe entgegen, wenn gerade niemand direkt rangehen kann. Dabei kann sie Anliegen aufnehmen, Informationen erfassen und Nachrichten strukturiert an unser Team weiterleiten. Das bedeutet für euch:

• weniger Warteschleifen

• bessere Erreichbarkeit

• kein verlorener Anruf

• schnellere Rückmeldungen

Gleichzeitig entlastet Paula unser Team im Hintergrund, damit sich unsere Mitarbeitenden weiterhin auf das konzentrieren können, was wirklich zählt:
saubere Ergebnisse, gute Organisation und persönlicher Service vor Ort.

Persönlich bleibt persönlich

Uns war bei der Einführung besonders wichtig, dass die Technik zu uns passt. Wir wollten keine unpersönliche Standard-Hotline, die jeden Anruf sofort automatisiert übernimmt. Deshalb bleibt bei uns der direkte Kontakt immer die erste Wahl. Paula unterstützt nur dann, wenn kurzfristig niemand ans Telefon gehen kann zum Beispiel:

• bei hohem Telefonaufkommen

• während Objektbegehungen

• bei Kundenterminen

• wenn unsere Teams gerade unterwegs zwischen den Objekten sind

So verbinden wir moderne Prozesse mit dem, wofür Optima seit Jahren steht:
persönlicher Service, Erreichbarkeit und hanseatische Zuverlässigkeit.

Digitalisierung auch in der Gebäudereinigung

Viele denken bei Digitalisierung zuerst an große Konzerne oder IT-Unternehmen. Aber auch in der Gebäudereinigung helfen moderne Prozesse dabei, Abläufe besser zu organisieren und den Kundenservice weiter zu verbessern. Mit digitalen Ticketsystemen, moderner Einsatzplanung und jetzt auch unserer Telefonassistenz Paula arbeiten wir daran, schneller, strukturierter und zuverlässiger für unsere Kunden erreichbar zu sein.

Und keine Sorge:
Unsere pinken Handschuhe werden so schnell nicht durch Roboter ersetzt. 

Wir entwickeln uns weiter

Paula ist für uns kein Ersatz für Menschen, sondern eine Unterstützung für unser Team. Denn am Ende zählt für uns vor allem eins, dass Anliegen nicht verloren gehen und wir weiterhin persönlich für euch da sein können auch dann, wenn es mal richtig rundgeht.

Vielleicht meldet sich Paula ja schon bald bei eurem nächsten Anruf bei uns.